Keine Angst vor Software-Audits

In regelmäßigen Abständen werden Unternehmer von Softwareherstellern zur Aufklärung von Softwarelizenznutzungen aufgefordert. Diese Software-Audits werden nicht nur für Individualsoftware, sondern zunehmend nun auch von Herstellern für Standartsoftware vorgenommen. Bei einem Lizenz-Audit durch den Softwareanbieter können hohe Nachzahlungen bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen entstehen, wenn die Software nicht entsprechend ihrer Nutzungsberechtigung eingesetzt wird. Selbst bei ordnungsgemäßer Lizenzierung der verwendeten Software ist ein Audit regelmäßig aufwendig und teuer.

Weitgehend unbekannt ist jedoch der rechtliche Umstand, dass in der Regel keine besondere Mitwirkungspflicht des Unternehmers für eine Anfrage durch die Softwarehersteller besteht. Die Teilnahme an dem Software-Audit ist in der Vielzahl der Fälle fakultativ und kann damit ohne rechtliche oder tatsächliche Konsequenzen verweigert werden.

1. Gesetzliche Grundlagen
Das deutsche Recht kennt grundsätzlich keine Pflicht des Softwarenutzers, an einem Software-Audit teilnehmen zu müssen. Vereinzelt finden sich gesetzliche Grundlagen, die nur auf den ersten Blick anwendbar scheinen. Tatsächlich aber setzen diese voraus, dass bereits hinreichend konkrete Anhaltspunkte einer Lizenzvertragsverletzung bestehen. Eine Ausforschung des Softwarenutzers ist nicht möglich. Gesetzliche Grundlagen können damit für ein regelmäßiges Software-Audit nicht herangezogen werden, das gerade den Zweck einer anlassunabhängigen Prüfung des Lizenzbestands verfolgt.

2. Vertragliche Grundlagen
Im Kenntnis der Schwierigkeiten der gesetzlichen Grundlage versuchen die Softwarehersteller, eine Teilnahmepflicht an einem Software-Audit durch vertragliche Klauseln (Audit-Klauseln) in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) zu vereinbaren. Diese Klauseln sind jedoch regelmäßig unwirksam und können nicht zuverlässig als verpflichtende Grundlage zur Teilnahme an einem Software-Audit dienen.

Bei der rechtlichen Bewertung der Audit-Klauseln ist zwischen den Vertriebsformen des Distributoren- oder des Direktvertriebs zu unterscheiden. Ein Direktvertrieb wird regelmäßig bei Individualsoftware vorgenommen, also bei Software, die für die konkreten Nutzungsanforderungen eines Unternehmens oder eines Nutzers geschrieben wurde. Software hingegen, die einem unbestimmten Personenkreis ohne Anpassung an die individuellen Anforderungen zugänglich ist, wird als Standardsoftware bezeichnet. Prominenteste Beispiele für Standardsoftware sind die Mirosoftprodukte Word, Excel & Co.

Erfolgt der Einkauf von Software über Distributoren, fehlt es meist an einer direkten vertraglichen Beziehung zwischen dem Softwarehersteller und dem Softwarenutzer, die ein Software-Audit ermöglicht. Dies gilt in den überwiegenden Fällen auch, wenn der Softwarehersteller vor der Installation der Software die Zustimmung zu einem Lizenzvertrag fordert, der eine vertragliche Grundlage für ein Software-Audit enthält. Anders als von den Softwareherstellern gewollt, sind diese Klauseln regelmäßig rechtlich unwirksam.

Vielfach bestehen ebenso rechtliche Bedenken gegen die vereinbarten Audit-Klauseln für Software, die im Rahmen eines Direktvertriebs von dem Softwarehersteller erworben wurde. Diese Klauseln werden selten zwischen den Parteien ausgehandelt. Vielmehr greift der Softwarehersteller auf seine vorformulierten AGB zurück und fügt sie dem Lizenzvertrag bei. Nach dem deutschen Recht unterliegen diese AGB-Klauseln einer Prüfung, möchte der Softwarehersteller hieraus Rechte herleiten. Viele vereinbarte Audit-Klauseln verletzen die im deutschen AGB-Recht verankerten Rechtsgrundsätze. So wird nicht selten der Betriebsablauf durch ein vereinbarten Software-Audit erheblich beeinträchtigt, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse können nicht ausreichend geschützt werden, oder datenschutzrechtliche und persönlichkeitsrechtserhebliche Grundsätze werden beeinträchtigt oder gar verletzt.

3. Fazit
Auch wenn die rechtlichen Möglichkeiten der Softwarehersteller beschränkt sind, sollte dies nicht als Freifahrtschein verstanden werden. Regelmäßig werden in der Beratungspraxis Fälle bekannt, die zu dem notwendigen Verdacht der Unterlizenzierung führen und damit die gesetzlichen Auskunftsansprüche rechtfertigen. Auch ist die Formulierung wirksamer vertraglichen Audit-Klauseln keineswegs unmöglich, sodass im Einzelfall auch diese das von den Softwareherstellern gewünschte Ergebnis liefern.

Lassen Sie Ihre Rechte und Pflichten prüfen, um einen souveränen Umgang mit anstehenden Software-Audits sicherstellen zu können.


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